英語会議で必要なスキルは？ 会議を円滑に進めるコツも紹介

企業のグローバル化に伴い、社内外で英語による会議を行うことは一般的となりました。英語会議を成功に導くには、参加するにあたって必要なスキルや心構えについて理解しておく必要があります。

そこで本記事では、英語会議の参加者に求められる役割やスキルを、会議を円滑に進めるために意識したいポイントとともにご紹介します。

英語会議における役割

英語会議の参加者には、タイムキーパーや書記など、さまざまな役割がありますが、なかでも“ファシリテーター”の存在は欠かせません。

ファシリテーターとは、中立的な立場で参加者の発言を促しつつ、意見をまとめあげる人物のことです。単純な会議の“進行”を目的とする司会者とは異なり、目標の達成に向けた“サポート”が主な役割です。

日本の会議では、決められた議題に沿って正確に進行することが重視されます。一方、英語圏の会議では目標を達成すべく、必要であればプログラムにない議題でも掘り下げる場合があります。このような場面で、臨機応変に参加者をサポートできるファシリテーターが重要になります。

ファシリテーターに求められるスキル

英語会議の参加者のなかでも特に重要なファシリテーターには、以下の4つのスキルが求められます。

①会議の本質をとらえて目的を整理するスキル

英語会議の目的を明確にして参加者全員の目線を合わせるのは、ファシリテーターの役割です。目的が不明瞭なまま会議を進行しても、論理的な議論は展開されません。

ファシリテーターのサポートによって、参加者のあいだで同じ目的が共有されることで、一貫性のある有意義な議論が実現します。

②議論を促すスキル

活発な議論が特徴の英語会議において、ファシリテーターには参加者の意見を引き出すスキルも求められます。参加者の発言を掘り下げる、もしくは別の視点からの意見を求めるなど、議論がより深まるように工夫を凝らしたいところです。

さらに、参加者が発言しやすい環境をつくるために、アイスブレイクもできると理想です。

③意見をまとめるスキル

会議の着地点をみつけるために意見をまとめあげることも、ファシリテーターに求められるスキルの一つです。

このときに注意したいのは、対立する意見の片方を押し通したり、特定の意見に誘導するように仕切ったりしてはならないという点です。強引に意見をまとめても企業の発展につながるような結論には至らず、会議は失敗に終わってしまいます。

こうした事態を防ぐためにも、ファシリテーターは、参加者全員が納得できる折衷案を導き出す必要があります。

④アフターフォローのスキル

ファシリテーターには、各部署の担当者をサポートするスキルも欠かせません。その理由は、会議の内容を今後のプロジェクトに活かせるようにするためです。

英語会議のゴールは、全員の意見をまとめることではありません。会議で決定した内容をプロジェクトに落とし込んで実行し、企業の発展につなげることこそが、真の目的となります。それを叶えるためにファシリテーターには、会議の内容を整理したうえで、プロジェクトの各担当者に適切なタスクを割り振るという役目があります。

英語会議に参加する際に意識したいポイント

ファシリテーターを含む参加者全員が以下のポイントを意識することで、英語会議をより円滑に進められるようになります。

①非言語コミュニケーションも交えて話す

非言語コミュニケーションの活用は、英語会議で意識したいポイントの一つです。

英会話では、身振り手振りやアイコンタクトなどの非言語コミュニケーションがよく用いられます。これらを英語会議に取り入れることで、言葉だけでは言い表せない情報を補えるようになるため、相手にこちらの意図を伝えやすくなります。

また非言語コミュニケーションを実践する際には、大きなリアクションをとることも大切です。特に近年主流になりつつあるオンラインの英語会議では、画角が狭く身振り手振りが見えにくいため、対面のときよりも大きなリアクションが不可欠です。

②相手が聞きとりやすいように話す

大きな声でゆっくりと話すことも、英語会議において重要な要素といえます。

会議中の声が小さかったり、早口だったりすると、相手にこちらの意見を正しく伝えられません。参加者同士が意思の疎通を図れなければ、会議の進行が滞ってしまいます。

オンラインの英語会議では通信環境の影響で声が届きにくくなることもあるため、特に注意が必要です。

③聞きとれなかったときは素直に聞き返す

相手の発言が聞きとれない、もしくは意味を理解できないときは、分からないままやり過ごすのではなく、素直に聞き返したいところです。

英語が母国語でない社員にとって、英語会議の内容を一度で完璧に理解することは困難です。会議を中断して聞き返すのには勇気がいるかもしれませんが、英語会議ではむしろ、議論に積極的に参加しようとする姿勢が評価されます。それによって会議の進行を多少妨げてしまっても、特段問題ありません。

④積極的に参加する

会議に参加する誰もが、自分の意見や考えなどを積極的に発信することも欠かせません。欧米では学生時代から、授業は聞くだけのものではなく、参加して自身の発言を伝える場と、教育されます。中には授業に出席しても、何も発言しなかった場合は、欠席扱いになることもあり得ます。そのため、会議の場においても、例え、他の方と同じ意見であっても黙っているのではなく、同じ意見だという意思表示をするなど、積極的に参加することが求められます。

まとめ

この記事では、英語会議に必要な役割やスキルについて以下の内容を解説しました。

• 英語会議における役割
• ファシリテーターに求められるスキル
• 英語会議に参加する際に意識したいポイント

多くの日本人にとって、英語の会議で、ファシリテーターを担うことや、積極的に参加することは、簡単なことではなく、英語力のみならず、会議全体の流れや必要となるスキルなど、ある程度、経験を積むことが大事になります。逆を言えば、英語会議に必要なスキルや心構えは、研修を通じて身につけさせることが可能です。

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